Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Личные качества

Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым.
Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и умение хранить секреты — очень важные качества.

Образование (Что надо знать?)

Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.

Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Место работы и карьера

Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Сферой профессиональной деятельности секретаря являются организация документационного обеспечения управления органов государственного управления, местных органов управления и самоуправления, субъектов хозяйствования различных организационно-правовых форм (секретариат, канцелярия, приемная руководителя, отдел кадров, архив и т. д.); осуществление информационного обеспечения административно-распорядительной деятельности руководителя, ведение делопроизводства.

Объектами профессиональной деятельности секретаря являются:

• документы организационно-распорядительные (распорядительные, организационные, информационно-справочные);
• делопроизводство и организация документационного и бездокументного обеспечения управления;
• организация приема посетителей, ведение протоколов, выдача справок;
• консультирование посетителей и должностных лиц в пределах своих полномочий.

Результатами профессиональной деятельности секретаря являются:

• организационно-распорядительная документация, информационные, справочные и иные материалы, оформленные в соответствии с требованием нормативных правовых актов Республики Беларусь (НПА), в том числе ТНПА;
• беперебойная работа руководителя организации, структурного подразделения.

Секретарь должен быть компетентным в выполнении следующих профессиональных функций:

• организация документационного и бездокументного обслуживания руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений);
• прием и обработка оперативной информации:
• подготовка по указанию руководителя организационно-распорядительных документов и иных материалов;
• контроль исполнения документов, принятых решений, поручений руководителя;
• ведение делопроизводства по личному составу;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, их систематизация, обеспечение учета и сохранности;
• внесение предложений по совершенствованию делопроизводства и рационализации документооборота в организации;
• информационное и техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя;
• учет психологических особенностей личности и их проявления в сфере служебных и человеческих взаимоотношений;
• организация приема и консультирование посетителей;
• использование технических средств управления и иной офисной техники в профессиональной деятельности.