Профессия "Делопроизводитель"

БИЛЕТЫ

для проведения теоретического экзамена по завершении освоения образовательной программы профессиональной подготовки рабочих (служащих) в рамках учебного предмета «Трудовое обучение» 

по профессии «Секретарь»

в 2024 году

Билет № 1

1. Дайте определение понятию «приказ». Перечислите из каких частей состоит приказ.
2. Дайте определение понятию «делопроизводство», назовите составные части делопроизводства.
3. Назовите виды трудового договора в Республике Беларусь.

Билет № 2

1. Перечислите основные реквизиты приказа.
2. Назовите, какой документ устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
3. Назовите основные функции секретаря.

Билет № 3

1. Объясните, как составляется выписка из документов.
2. Дайте определение должностной инструкции и расскажите о её назначении, назовите структуру текста.
3. Опишите, как оформляется трудовой договор.

Билет № 4

1. Объясните, как формируются дела.
2. Дайте характеристику реквизитов: «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».
3. Опишите порядок прохождения и обработки входящего документа.

Билет № 5

1. Опишите, что указывается на обложке дела при его частичном оформлении.
2. Назовите функции секретаря по бездокументному обслуживанию.
3. Дайте характеристику реквизита «Подпись».

Билет № 6

1. Объясните, как составляется внутренняя опись документов дела.
2. Опишите виды приёма посетителей в работе секретаря, формы регистрации приёма.
3. Дайте характеристику реквизита «Гриф утверждения».

Билет № 7

1. Назовите входящие документы, не подлежащие регистрации.
2. Объясните требования к оформлению текста сложных по содержанию документов.
3. Дайте характеристику реквизита «Название вида документа».

Билет № 8

1. Дайте определение докладной записки, назовите виды докладной записки.
2. Расскажите о правилах и стилях оформления конвертов.
3. Назовите виды угловых штампов и порядок их размещения на бланке документа.

Билет № 9

1. Опишите общие правила приёма-передачи телефонограмм.
2. Дайте определение наиболее распространенным видам обращений граждан.
3. Дайте характеристику реквизитов: «Дата документа», «Место составления или издания».

Билет № 10

1. Назовите и охарактеризуйте основные виды совещаний.
2. Опишите алгоритм выдачи дубликата трудовой книжки.
3. Дайте характеристику реквизита «Заголовок к тексту».

Билет № 11

1. Опишите порядок работы секретаря с внутренними документами организации.
2. Дайте определение личной и служебной, внутренней и внешней справки.
3. Дайте характеристику реквизита «Гриф приложения».

Билет № 12

1. Опишите, как осуществляется внешнее согласование документов.
2. Перечислите требования к текстам документов.
3. Объясните гарантии права работника на охрану труда.

Билет № 13

1. Опишите алгоритм формирования личного дела работника.
2. Назовите виды бланков документа и их реквизиты.
3. Дайте определение реквизиту «Отметка об исполнителе».

Билет № 14

1. Дайте характеристику основных документов, которые готовит секретарь при организации командировки сотрудникам и руководителю.
2. Дайте определение трудовой книжки.
3. Перечислите обязательные реквизиты для придания документу юридической силы.

Билет № 15

1. Назовите правила приёма посетителей.
2. Назовите документы, которые оформляются при приёме на работу.
3. Дайте характеристику реквизита «Резолюция».

Билет № 16

1.Поясните, как оформляется вкладыш к трудовой книжке.

2.Опишите, как заверяются копия документа и выписки из документов.

3.Дайте характеристику реквизита «Печать».

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, который организует документооборот в широком смысле этого слова.

Иными словами, делопроизводитель наводит порядок в делах компании, ведь оформление и хранение документов должно соответствовать стандартам, определенным государством. В случае нарушения этих стандартов организации могут грозить штрафы, поэтому работодатели стремятся иметь в штате грамотного делопроизводителя, который избавит их от потенциальных проблем.

Кроме того, порядок в документах помогает руководителю принимать грамотные управленческие решения, а сотрудникам – чувствовать себя комфортно на рабочем месте.

 Что делает делопроизводитель

Обязанности делопроизводителя в организации связаны с осуществлением документооборота и работой с корреспонденцией. Чаще всего на представителей профессии делопроизводитель возлагают следующие должностные обязанности:

• регистрация входящих писем, отправка исходящей корреспонденции;
• перенаправление документов ответственным лицам внутри организации;
• составление локальных актов;
• контроль документооборота и конфиденциальности данных;
• ведение архива;
• подготовка справок и выписок по запросу сотрудников или проверяющих органов;
• выполнение других поручений руководителя.

Задачи делопроизводителя могут пересекаться с бухгалтерией, кадровым и финансовым отделом. Особенно это выражено в небольших организациях, где нет возможности и необходимости в найме отдельных специалистов на все эти позиции.

В международных компаниях делопроизводитель часто выполняет еще и функцию переводчика входящей корреспонденции. В этом случае требования к знанию иностранного языка обязательно прописываются в тексте вакансии.

Карьерный рост зависит от места трудоустройства. В крупных компаниях и органах власти, где есть специализированный отдел, можно рассчитывать занять должность его руководителя. В небольших организациях возможен горизонтальный профессиональный рост, то есть повышение дохода за счет наделения сотрудника дополнительными обязанностями, например, связанными с бухгалтерией.

Навыки и качества делопроизводителя

Профессию делопроизводителя довольно просто освоить, поскольку из специальных компетенций можно выделить только оформление и хранение документов, а в остальном это универсальный офисный сотрудник. Основные навыки делопроизводителя:

• ведение электронного документооборота;
• владение пакетом офисных программ;
• деловая переписка и оформление официальных писем;
• защита персональных данных и другой чувствительной информации;
• безупречная грамотность;
• использование офисной оргтехники.

Профессию делопроизводителя довольно легко освоить, однако это не делает саму работу простой. Стоит понимать, что работа с большим объемом документов – это ответственная и довольно рутинная работа, которая подойдет не каждому. Рассмотреть для себя эту профессию стоит людям, которые:

• обладают хорошей памятью;
• внимательны к деталям;
• ответственны и организованны;
• готовы к рутинной работе и усидчивы;
• способны быстро переключаться между задачами.

В целом работа делопроизводителя будет комфортной для спокойных, ответственных людей, которые любят детально разбираться в разных вопросах, докапываясь до сути, и могут долго удерживать внимание на одной задаче.

Плюсы профессии делопроизводитель

Как и в любой другой карьере, у профессии делопроизводителя есть привлекательные стороны и недостатки. Из главных плюсов стоит назвать:

• Профессию можно быстро освоить
• Стабильная работа и зарплата
• Спокойная и размеренная деятельность

Какое образование нужно делопроизводителю

Есть несколько способов стать делопроизводителем: высшее профильное образование, среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование. Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов подробнее.

Высшее образование

Среднее профессиональное образование

Дополнительное профессиональное образование